업무 자동화를 시작하기 전에 먼저 점검해야 할 것은 도구가 아니라 구조입니다.
자동화를 위한 자동화에 빠지지 않기 위해, 자동화 전 반드시 스스로에게 던져야 할 질문 3가지를 정리해봅니다.
요약
자동화는 많이 만드는 것이 목표가 아닙니다.
일과 일상 속에서 반복적으로 부담이 쌓이는 업무 구조(워크플로우)를 먼저 살펴보고, 그중 가장 막히는 지점을 조금 덜어주는 것만으로도 자동화는 충분한 역할을 합니다.
이번 글에서는 자동화를 시작하기 전에 점검해보면 좋은 질문 3가지를 통해, ‘자동화를 위한 자동화’를 피하는 기준을 정리해봅니다.
목차
- 왜 자동화를 할수록 더 바빠지는 느낌이 들까요
- 자동화는 도구보다 구조와 워크플로우가 먼저입니다
- 업무 자동화 전에 반드시 해야 할 질문 3가지
- 좋은 자동화의 공통점
- 마무리하며
1. 왜 자동화를 할수록 더 바빠지는 느낌이 들까요
자동화에 관심을 가지고 하나씩 만들어 나가거나 구축해 보면 한 번쯤 이런 경험을 합니다.
"이걸 자동화 해냈는데, 생각보다 일이 크게 줄지 않네?"하는 느낌이 드는 순간 말이죠.
- 단축어는 늘어났는데 자주 쓰는 건 몇 개뿐이고,
- 설정을 관리하는 데 시간이 더 들고,
- “이걸 왜 만들었지?”라는 생각이 들기도 합니다
이런 경우 대부분 자동화 자체가 목적이 되어버린 상태입니다. 위에서 단축어를 예로 들었지만, make나 다른 툴을 썼을 때도 마찬가지죠. 할 수 있으니까 만들고, 좋아 보이니까 적용해보는 식이죠. 이런 자동화가 뭐 꼭 나쁘다는 건 아닙니다.
다만 어떤 구조의 문제를 해결하려는지가 빠져 있을 때, 자동화는 오히려 부담이 됩니다.
2. 자동화는 도구보다 구조와 워크플로우가 먼저입니다
업무든 일상이든 대부분의 일은 하나의 행동으로 끝나지 않습니다.
입력 → 정리 → 판단 → 후속 행동으로 이어지는 워크플로우(일이 흐름)를 갖고 있습니다.
자동화는 이 전체를 한 번에 바꾸는 기술이 아닙니다.
대부분의 경우, 이 구조 안에서 한 지점만 편해져도 체감 효과는 충분히 큽니다.
그래서 자동화를 고민할 때는 “무엇을 자동화할 수 있을까?”보다,
“이 워크플로우에서 가장 부담이 되는 지점은 어디일까?”를 먼저 살펴보는 게 먼저가 되는 것이 좋습니다.
3. 업무 자동화 전에 반드시 해야 할 질문 3가지
질문 1️⃣
“이 일은 어떤 구조와 워크플로우 안에 놓여 있을까?”
먼저 이 일이 단발성인지, 반복되는 구조의 일부인지 살펴봅니다.
- 앞뒤 작업과 연결되어 있나요?
- 결과물이 다음 행동으로 이어지나요?
- 매번 비슷한 방식으로 처리되고 있나요?
자동화는 한 번 하고 끝나는 일보다는 반복되는 업무 구조 안에 있을 때 가장 효과가 큽니다.
이런 관점에서 보면, 제가 블로그에서 지난번에 다루었던 🔗[단축어 퀵패널 소개 글] 도 특정기능을 많이 넣기 보다, 일상에서 자주 번거로워 지는 기능들을 밖으로 꺼내놓은 예시라고 볼 수 있습니다.
질문 2️⃣
“이 구조에서 사람이 가장 자주 막히는 지점은 어디일까?”
모든 단계를 자동화할 필요는 없습니다.
- 입력이 번거로운가요?
- 정리하는 데 시간이 많이 드나요?
- 같은 판단을 반복하고 있나요?
- 결과가 기록되지 않고 사라지나요?
이 중 하나만 줄일 수 있어도 자동화의 가치는 충분합니다.
자동화는 일을 대신하는 기술이라기보다, 사람이 자주 멈추는 지점을 덜어주는 기술에 가깝습니다.
질문 3️⃣
“이 자동화가 없다면, 난 이 일을 어떻게 처리하고 있을까?”
이 질문은 과한 자동화를 걸러내는 기준이 됩니다.
- 메모장에 임시로 적어두고 잊고 있지는 않나요?
- 나중에 다시 찾느라 시간을 쓰고 있지는 않나요?
- 기억에만 의존하고 있지는 않나요?
- 귀찮아서 아예 하지 않고 넘기지는 않나요?
자동화가 없으면 아예 하지 않게 되는 일이라면, 그 자동화는 충분히 만들 가치가 있습니다.
반대로 자동화가 없어도 자연스럽게 잘 처리되고 있다면, 굳이 손대지 않아도 되는 영역일 수 있습니다.
4. 좋은 자동화의 공통점
잘 작동하는 자동화에는 공통점이 있습니다.
- 해야 할 일이 줄어듭니다.
- 생각해야 할 횟수가 줄어듭니다.
- 판단 부담이 줄어듭니다.
자동화를 만들었는데 오히려 복잡해졌다면, 그건 자동화의 방향을 한 번쯤 다시 점검해볼 신호입니다.
전 이런 기준으로 일상과 업무의 자동화를 바라보다 보니, 제가 만들고 있는 [Summary Inbox 소개 글] 도 결국 요약 자체보다, 정보 처리 구조를 정리하는데 초점을 두게 되었습니다.
마무리하며
자동화는 많이 만든다고 잘 쓰는 것이 아닙니다.
그리고 모든 일을 자동화할 필요도 없습니다.
일상과 업무에서 자동화는 업무 구조와 워크플로우를 조금 더 부드럽게 만들어주는 도구면 충분합니다.
도구를 고르기 전에, 자동화를 설계하기 전에,
오늘 이야기한 질문 3가지를 한 번만 점검해보세요.
그것만으로도 자동화는 이미 제 역할을 하기 시작합니다.
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