GPT 활용 시리즈 부록 – 실전예시③ 명함 DB 자동화, 팀 전체 고객관리를 바꾼 사례(GAS 활용)

📌 요약 개인명함 관리에서 벗어나 부서 공통 고객 DB를 구축 Google Sheets + Google Apps Script(GAS) 만으로 실시간(주기적) 최신화 + 웰컴 메일 자동 발송 구현 GPT는 DB 스키마 설계·중복 규칙·자동화 시나리오를 함께 다듬는 설계 파트너로 기여

왜 명함 DB 자동화였을까?

여러 사람들을 만나는 일을 하나보면 다들 스마트폰에 명함관리앱은 하나씩 사용하고 계시리라 생각합니다. 저도 많은 사람들이 사용하고 있는 '리멤버' 앱을 사용하고 있었고요. 제가 일하는 부서 내 어떤 사람은 또 다른 방식으로 나름의 연락처 등을 관리하고 있었습니다. 저의 경우엔 처음은 명함앱 → 엑셀 내보내기로 충분했습니다. (리멤버앱은 연락처 내보내기가 수월한 편입니다. )
하지만 여러 팀이 함께 쓰는 고객DB가 필요해지자 조금 불편한 부분들이 있었어요. 

• 팀별(or 개인별) 개별 관리 → 중복·누락 상시 발생 (일치된 현행화 부재)
• 업데이트 시점·담당자 추적 불가 
• 신규 고객이 생겨도 실시간 공유 어려움

결론: 공용 DB를 표준화하고, 자동으로 최신화해야 했습니다.

같은 목적의 일을 하는데 서로 버전이 다른 고객DB를 쓰고 있는건 비효율 (출처 : 자체 제작)

GPT와 함께 만든 구조(핵심 설계 포인트)

이번에 GPT는 자동화 구조와 규칙을 함께 설계하는 파트너로 썼습니다. 이후엔 자동화를 위한 코딩의 코칭도 물론 받았지요.

1. 스키마 표준화

• 필수 필드: 이름 / 회사 / 직함 / 이메일 / 전화 / 최초등록일 / 최근수정일 / 메모
• 보조 필드: 그룹 / 태그 / 상태(활성/보류) / 출처
• 시트 분리:
  • DB (마스터)
  • 신규명함 (이번 업로드 배치)
  • 메일발송로그 (수신자/시각/결과/오류)
  • 요약통계 (신규 수, 중복 비율 등)

1. 중복·정규화 규칙

• 기본 키: 이름+이메일 (보조: 전화)
• 회사/직함 표준화 사전(약칭↔풀네임) 제안 → 일괄 치환
• 전화/이메일 형식 정규화(하이픈·공백·대소문자)

1. 자동화 시나리오(GAS)

• 업로드 폴더(구글드라이브)에 새 파일(엑셀/CSV) 추가 → 시간기반 트리거로 주기적 스캔
• 새 파일 파싱 → 신규명함 시트 채움 → 중복 검사 후 DB 병합
• 병합된 신규 레코드에 한해 웰컴 메일 자동 발송(GmailApp)
• 모든 발송 결과를 메일발송로그에 기록

장점: GAS만으로 구현해 외부 SaaS 의존 0, 비용·보안·운영 단순화.

신규 고객에게 GAS가 웰컴 메일을 자동 발송 (출처 : 자체 제작)

실제 운영 루틴

1. 누군가 명함앱에서 엑셀/CSV 추출(or 정해진 서식대로 연락처 엑셀/CSV 작성) → 지정 Drive 폴더에 업로드
2. GAS 시간기반 트리거(예: 10분/시간 단위) 실행
   • 새 파일 탐색 → 신규명함 로드 → 스키마에 맞춰 정규화
   • DB와 키 매칭으로 신규/중복 분류
3. DB에 신규만 병합 → 병합된 레코드 대상 웰컴 메일 자동 발송
4. 메일발송로그에 수신자/시각/결과/오류 기록
5. 팀원들은 언제든 DB/요약통계로 최신 현황 공유

✍️ 실전 프롬프트 예시(설계·리뷰용)

 

여러 팀이 함께 쓰는 고객 DB 자동화를 설계하려고 해.
조건:
1) Google Sheets + GAS만 사용
2) 신규 고객은 ‘신규명함’ 시트에서 검증 후 ‘DB’로 병합
3) 병합된 신규 고객에게 웰컴 메일 자동 발송, 로그 기록
4) 중복 기준은 ‘이름+이메일’ (보조키: 전화), 회사/직함 표준화 규칙 포함 위 조건으로 스키마/중복 규칙/트리거 주기/오류 처리 체크리스트를 정리해줘.

GAS 체크리스트(간단)

• 트리거: 시간기반(분/시간/일) + 오류 시 재시도 간격
• 파서: CSV/엑셀 처리(첫 행 헤더 매핑), 누락 필드 기본값
• 정규화: 이메일 소문자화, 전화 숫자만 추출 후 포맷, 회사/직함 치환 사전
• 중복 처리: 완전 일치/유사도(선택) → “검토 필요” 플래그
• 메일 발송: 템플릿(제목/본문), 개인화(이름), 발송 제한(쿨다운)
• 로그: 성공/실패 코드, 재시도 정책, 관리자 알림(스팸 방지 유의)

마치며

이 프로젝트는 개인 DB → 팀 협업 자산으로의 전환이었습니다. GAS만으로도 실시간(주기적) 최신화 + 웰컴 메일 자동화를 안정적으로 굴릴 수 있었고, GPT는 스키마·규칙·시나리오를 함께 설계해 처음부터 운영 가능한 형태로 만드는 데 큰 도움이 됐습니다.

이 경험은 시리즈 **2편(사용자 지침)**과 **7편(시스템화)**의 핵심과 이어집니다. 즉, 명확한 기준을 세우고(2편), 인벤토리 → 템플릿화 → 커스텀 세팅 흐름(7편)으로 고정하면, 작은 자동화가 팀의 **일관성·속도·첫인상(웰컴 메일)**까지 바꿉니다. 다음 단계로는 세그먼트별 맞춤 웰컴 메일, KPI 연동 대시보드, CRM 연계로 확장할 수 있습니다.

 

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"GAS로 구현할 때 코딩 또한 GPT를 활용했습니다. GPT를 활용한 코딩은 아래 글을 참고해보세요~"

 

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